よくあるお問い合わせ

学会運営は全くの初めてですが、
どこから始めればよいのかわかりません。

弊社でお任せ頂く学会運営業務は、初めてご担当される方がほとんどです。
まずは信頼していらっしゃるスタッフの方数名に学会協力をご依頼され実行委員会のコアメンバーを決められること、今までの過去学会の資料を集められること、主催者が学会で行いたいこと等の概要等資料をご準備下さい。始めに実行委員の方々を含めた打ち合わせを行い、学会開催までのスケジュールを基にスケジュール案、収支予算案、会場選定案などご提案致します。
ご発注確定までの作業費用はかかりませんので安心してお問い合わせください。
尚、もちろんですが頂いた情報等は適切に処理致します。

予算が非常に少ない学会ですが、人員も少なく、施設側だけでは対応できません。
予算面で相談にのってもらえますか？

はい、もちろんです。
学会運営には確かに費用がかかりますが、高額なほど良い学会になるかというとそうでもありません。必要なコスト、必要な作業を見極め、主催者様の望まれる予算内でご提案することはもちろん可能です。

当日手伝いのスタッフは手配できますが、事前の運営に関して人手がありません。
事務局運営を、電話応対、ウェブ対応含め全てお願いすることは可能でしょうか？

はい、可能です。当日のスタッフ人員が確保できるようでしたら、その分人件費のコストが抑えられますので開催前までの事務局運営に充てるということができます。
勿論、事務局の場所、応対スタッフ等も弊社で手配させて頂きます。期間や時間、スキルなどによって費用も異なりますので詳細のお見積りをご提案します。

会員用の大規模なデータベースとウェブサイトを連動したものを作成したい。従来のサイトからスムースな移行ができますか？

弊社ではシステム構築に力を入れています。納品したら終了ではなく、その後運営される方にとって使いやすいシステム構築に重点を置き、ヒアリングを重ねて最適なものを作成提案します。日々、ＩＣＴ環境は進歩しております。従来までは高額のコストをかけ作成していたものもコストダウンを図れる可能性もあります。データベースに持たせたい機能や作業工程（一日に何時間作業できるか、作業担当者は何人いるか）などの環境に合わせた提案を致します。
また、学会運営の業務が発生しなくともデータベース構築だけの作業でももちろん担当致します。

経理の処理に詳しいものがおりません。現金や通帳などはどう管理していけばいいのですか？

経理担当される方が不在の場合はこちらで一括担当も致します。その場合は通帳や現金等はこちらでお預かりし経理処理を行います。企業会計の実績のある担当者が対応しますので安心してお任せ頂けると思います。

学会指定のコンベンション会社に依頼していますが、デザイン制作業務だけ、展示ブースの造作、等一部分だけでも依頼できますか？

一部分だけでももちろん可能です。学会運営を担当されているコンベンション会社様、旅行代理店様の下請けとして作業することもできますし、協力会社として分担して業務を担当させて頂くことも多々ございますのでご安心ください。

学会が赤字にならないか、不安です。どんな対策をされますか？

シンプルに「収入」を増やし「支出」を抑え、収入内でできる施策で実行することです。
その為には実績過去大会から参加収入を予測し、また大きな柱である協賛企業様からの協賛収入の目標／目途を設定し、その中で運営できるプランを策案します。
弊社では主催者様ご自身の組織が赤字になったという経験はございません。正確な収支予算案を作成し共に黒字運営を目指す取り組みを行います。