代行業務

1. 学会事務局代行業務

事務局は参加者、招待客、協賛企業関係者の皆様との窓口にあたる重要な窓口です。
大会長並びに実行委員の皆様の「顔」となる部門ですから、丁寧に心を込めて応対させて頂きます。
事務局代行をご希望される場合は、まるごと一括代行並びに一部分代行と外注される業務で設定できます。
ご予算や業務によって最適なプランをご提案致します。

事務局の業務内容

1. 会員データ管理
学会参加者の申込受付、問い合わせ対応（電話のみ/メールのみ/電話＆メール両方）、
登録状況の確認・更新・変更作業など事務作業全般
2. 参加費/協賛金請求、入金管理
参加費請求、協賛企業様への請求、入金確認処理など請求書作成から出力郵送作業と入金後の通帳管理などを行います。
3. 出力印刷・封入封緘発送作業
参加証、領収書、案内状、趣意書の作成から名簿リストによる宛名印字、郵送作業まで一括して行います。
4. 参加者への一斉メール送信など案内
学会開催までの期間中、申込受付、入金確認お礼、学会前日案内メールなど主催者様の意向に沿ってメール、文書等の送付を行います。

事務局代行作業の目安

≪例≫学会ウェブサイト開設～学会終了～閉鎖まで６ヶ月以内として

  • 常設一般電話の設置、運営（平日朝10時～夕方17時）
  • 公式ウェブサイトからのデータベース管理、運営
  • 参加者、招待客、協賛企業との電話対応

≪事務局代行費用例／参加費の約１０～１５％程度≫

  • ※会員規模、業務によって異なります。
  • ※常設事務局の場合は異なります、詳細のお見積りをお出しします。
  • ※郵送通信費、交通費等は実費にてご請求致します。

2. 学会／会合／当日要員としての代行業務

小規模な学会/班会議や、企業様、コンベンションビューロー様、大学様が運営されている会合等で当日のスタッフ人員が必要な方にご提供しています。必要な時に必要な時間だけお手伝い致します。

  • 学会当日の参加受付ディレクター
  • 学会当日の会場運営ディレクター
  • 懇親会、式典などの受付業務
  • 医療学会の運営経験者をスタッフとして求められている方に対応できる人材・業務
  • ※学会運営を専門に行っているスタッフが担当します。参加者や招待客、協賛企業様へ礼を尽くした接遇で対応できることと、経験豊富なスタッフが担当しますので不足の事態への対応力もあります。一派的な人材会社へ依頼するのはご心配な方、どうぞご検討ください。

≪費用例≫　１時間あたり５０００円～

  • ※必要とされる業務、スキル、拘束時間によって異なります。詳細はご相談ください。
  • ※本番当日以外に少なくとも１回は打ち合わせをお願い致します。