クリエイティブな黒字運営を提案いたします。学会運営事務局代行

キャリアを活かして転職、
国際担当として海外の先生とのやり取りも

好きな英語をいかしシンガポールで4年間働いた後に、新たな場所で自分のスキルを活かしたいと考え、2020年にブルーリッジへ入社しました。
いまは、医学系学会の事務局を担当する傍ら、英文の学会誌の編集事務局を担当しています。
また学術集会の運営事務局として、企画から当日の運営までを統括する業務をおこなっています。例えば、最初に先生とのヒアリングを通して会議のコンセプトを把握し、会場や開催形式のご提案、御見積書の作成、協賛募集活動、広報、スケジュール管理、依頼状の送付、抄録集の作成、交通・宿泊・エクスカーションの手配などです。そして当日は、会場の設営、運営スタッフの管理やオリエンテーション、各セクションへの指示出しといったように、学術集会の成功に向けてこれまで準備したものを一気に集約していきます。
国際担当でもありますので、海外の先生方とのやり取りもしています。
幅広い仕事を経験できることが、この仕事の醍醐味かもしれません。

先生方と信頼関係を築く

この仕事は、医療現場で働く先生方との関わりが多くあります。先生ごとにご意向は違いますし、文化や専門分野などが異なれば、学会の雰囲気もずいぶん変わってきます。
コミュニケーションを通して、先生方と信頼関係を築いていけるところがとても楽しく感じています。
学術大会の開催は、モノづくりに似ているように思います。学会の成功に向けて長い時間をかけいろいろな準備を進めていきます。また先生や秘書・事務の方と打ち合わせをくり返し、内容を詰めていくこともあります。そうしてそれぞれのパーツを組み合わせ、みんなでひとつのものを創り上げていくプロセスがとても楽しいですね。

また、たくさんの人が関わる学会運営の仕事では、スピーディな対応が求められることも多いですが、どんな時でも丁寧な対応ができるよう心掛けています。
自分たちがサポートすることで滞りなく学術集会が進み、先生方に喜んでもらえることが仕事のやりがいにもつながっています。

学会活動のサポートをしつつ、
若手の方にスキルを伝えていきたい

弊社には、国内はもちろん、国際学会のご依頼も増えています。
昔から英語が好きで、英語を仕事に活かしたいと思っていましたので、好きなことを活かしながら、日本と海外の先生が知識を共有するお手伝いができることを幸せに感じています。
学会運営のキャリアが長いので、後進の育成にも力を入れています。社長をはじめ社員は温かい人柄の方ばかりです。若手の方にスキルを伝え、学会運営で活躍してもらえるようにと思っています。

事務の仕事がきっかけで入社、
3年が経ち学会運営の中心的な存在にも

大学生の頃から事務の仕事をいくつかおこなっていて、その際に池田代表と知り合いました。それで担当していた仕事のひとつがいまの会社に委託されることになり、「これもご縁かな」と思って入社を決めました。
オフィスワークとしては、学会役員や会員の方から届く問い合わせメールの対応が多いです。事務局の仕事全部を受け持つ学会事務局では、理事会などの行事の準備や会員データベース・会費管理などもおこなっています。例えば、「留学するので休会したい」方がいれば、手続きの案内やデータベースを更新するといった感じです。また学術集会の開催に向けて、協賛企業に案内状や請求書を送付するといった業務もしています。
学術集会当日は、会場設営から参加者の対応、講演する先生方のフォローなど様々なことをおこないます。学術集会の運営にはこれまでアシスタントとして関わっていましたが、入社して3年が経ちメインで任されるようになりましたので、全体の管理・運営がスムーズにできるようにもっと頑張っていきたいと思います。

予期せぬトラブルも…
みんなで協力してやり遂げた時に達成感や喜びがある

学術集会は、入念な準備が必要で、やることも多いため大変です。また、どんなに準備をしていても、予期せぬ事態はつきものです。しかし、トラブルをみんなで協力して乗り越えられた時には、とても達成感があります。この前も、予定と異なる大きさのステージ看板が届くということがありましたが、みんなでアイデアを出し、あたかも初めからそこに合わせて作成したかのように会場内の壁に掲示できた時には「やったな！」と思いました。そういう準備や工夫をした学術集会が終わり、主催者や参加者の先生方が「開催できてよかった」「来てよかった」という晴れやかな顔をされていると、とても嬉しく感じます。

学術集会主催者や学会会員の方々に
信頼して仕事を任せられる人になりたい

いまは任された仕事で手いっぱいのため、自分の力で対応できていないことも多くあります。今後は、学術集会主催者や学会会員の先生方に安心して仕事を任せていただけるように、もっと知識をつけたりノウハウを培ったりしていきたいと思っています。
入社して3年が経ち、まだまだ勉強することばかりですが、学会事務の仕事は、周囲と協力しあいながら、自分からチャレンジしていけば結果が自然とついてくるとわかりました。まわりの人に相談しつつ、先生方の期待やご要望に応えられるように努力していきます。

異業種からスキルを活かし転職、
事務から学会運営まで幅広く担当

私は、もともと旅行会社で働いていました。コロナ禍がきっかけで旅行のニーズが減りましたので、別の業界で働いてみたいと思いました。以前から医療分野に興味があり、前職で培った事務の経験も活かせると考え入社を決めました。
普段の仕事は、学術集会に向けた事務作業が中心です。主催者の先生方とお話をしたり、共催企業から協賛金を募ったりするなど、開催に向けた手配をしています。学術集会は、規模にもよりますが、数百から数千人の参加者がいるので、申し込みやお問い合わせ対応なども日々おこなっています。
学術集会当日は、自分がメインで担当していれば運営全体を管理しています。例えば、「音響を変えてほしい」といった先生の要望を現場に反映することや、何かトラブルがあった時に対策を考え対応するのも重要な役割です。
また学術集会のほかにも、学会では理事会や総会といった集まりを定期的におこなうので、そのための準備なども担当しています。

トラブルなく学会が開催できるように、
一方で各地への出張も楽しみながら

学術集会の開催には、広報用のホームページを立ち上げるところから、当日の準備・運営・後片付けまですべてに関わります。だからこそ、終わった瞬間には「無事終えられた」という達成感があります。主催者の先生から「よくやってくれました」の一言を頂いたときは本当にうれしいです。
それと私の場合は、学術集会がきっかけで日本各地に行ける楽しさもあります。
地方での学術集会開催時には各地の特色ある観光地でのイベントを計画したり、地元のお料理などを使用したお弁当やお料理の献立を考えたりもします。さまざまな場所に行っていろいろな体験ができるのもこの仕事の魅力だと思っています。

わからないことは相談しつつ、
自分の力で抜けがないよう的確に仕事をしていきたい

異業種から転職して2年、この仕事について知っているようで知らないことがまだまだ多いです。学術大会の開催は長期スパンの仕事であり、やることも多岐にわたります。いまは上司や先輩に確認しつつ、一つひとつ組み立てて仕事を進めている状況です。これからもっと経験を積んでスキルを上げ、様々な声に応えられるよう的確に仕事をしていきたいと思います。