学会開催までの流れ（例）

カテゴリー 時期 学会事務局様ミッション ブルーリッジ社
事前準備 ～３年前 大会長拝命
  • 実行委員会選出・チーム編成（必）
  • 学会運営の決定件を持つコアメンバーの選出
  • 収支予算表策案
    開催会場選定のため、まずは概算で会場費項目を算出します。
    〔必要なもの〕
    ・今までの大会の決算書、資料等
  • 実行委員会の開催スケジュール案ご提案

・収支予算案ご提案
  • 開催会場選定作業着手
  • 開催会場のリストアップ
  • 会場の事前調査
  • 会場視察
    → 会場決定
  • 会場視察同行

収支予算表仮案

  • 参加費収入目標
  • 参広告協賛費収入目標
  • 参支出総額の概算
  • 参取り組みたい新規プロジェクト
  • 参学会フィロソフィ、テーマ策案

収支予算案に基づき、収入部門と支出部門費用を算出、現実的な実行ラインまで落とし込みます。

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弊社担当業務のお見積りご提出
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ご発注
  • 銀行口座開設/大会長印作成
  • 代行可能
実施運営 1年半～1年前
  • 公式ウェブサイトの開設
    （テーマ、日程、会場、参加費の案内）
  • 会員や関係機関への告知
  • 印刷物制作/配布
    • 学会ロゴ
    • 学会ポスター
    • 学会レターヘッド
    • 学会用封筒
  • 実行委員会と打ち合わせ、デザインから納品まで一括して担当します。
  • 広告協賛企業への渉外活動開始
    • 趣意書作成
    • 協賛企業様へのヒアリング
  • 文書作成/ひな形フォーマット作成
  • 直前学会の視察
    • 実行委員会コアメンバーで参加/見学
  • 費用はかかりますが、前学会の視察見学は非常に重要です。
  • 視察レポート作成、ご提出
  • 第一回開催会場へ視察
    • 実行委員で視察
  • 前学会参加後に行われると具体的なイメージがつかみことができ有意義に視察できます。
  • 参加者の登録エントリーシステム構築作業開始
  • 登録受付/更新/管理、会費/入会金の決済、会員名簿作成/管理等のデータベース
  • 運営業務担当、スケジュール計画決定/共有
  • 定例会議の開催
    • メーリングリスト、出欠確認、食事手配等
  • 会場レイアウト、進行表作成
    • メイン会場/サブ会場/ライブ会場の使用予定、参加者導線による企業ブースやドリンクブースのイアウト作成
  • 会場設備の確認、調達
    • プロジェクター等の映写機器のスペック確認等
    • 照明音響の作業確認
    • 受付ブースの設置案
  • 懇親会等の企画/余興策案
    • 司会人選、式次第作成
    • 食事選定、会場装飾等の確認
  • 参加者/発表者/招聘演者の接遇対応確認
    • 受付方法、受付導線、事前手配等
  
6ヶ月前～
  • 登録エントリー開始
  • 登録者の情報管理/入金確認/請求書領収書等の書類手配
  • 申込状況、協賛金獲得状況をリアルタイムで更新/共有
  • 定例会議開催
  • 当日スタッフ表/マニュアル作成着手
  • 配置/担当業務表、マニュアルを作成
  • 会場用台本作成
  • 会場内サイン/誘導スタッフ配置表の作成
  • 会場用サブスライド用データ作成
学会当日 会期中
  • 参加受付業務
  • 会場運営業務
  • 懇親会進行業務
  • その他誘導業務他
    • 学会開催業務に係る業務全般
  • 事務局実行委員/自社スタッフ/外注スタッフの人的管理
  • 当日トラブル等の対応
事後処理 ～1か月後
  • 各種精算処理
    （未入金や返金、キャンセル処理等）
  • 収支決算書の作成着手
  • 関係書類（証書/礼状等）の作成、発送
  • 登録者データベースのとりまとめ
  • 次会大会長への引き継ぎ処理
  • 実行委員会の反省会等
  • 学会提出に必要な書類作成
  • 会計処理
～3か月後
  • 収支決算書の会計監査
  • 証憑類のファイリング、引き渡し
  • ウェブサイトの更新/閉鎖/移動
  • 銀行口座の解約
  • 事務局/実行委員会の解散
  • 会計監査表の説明
  • 証憑類の説明